書類が「塩漬け」にされる理由、「確実な決裁資料」に変える作成・提出術｜「工事成績評定の本質」実務支援ser.#5

2025-11-24 2025-12-15

Haruo0623

前回記事では、2つの法律（給付・技術）に基づく「検査」について考察しました。これを知って検査に臨む受注者は少ないですが、知っているだけで景色が変わります。

さて、今回は皆さんが普段接する担当監督員（&主任監督員）への「受注者提出書類」についてです。前回のエクササイズ「なぜ書類は塩漬けになるのか？」の実態に、発注者内部の「決裁（けっさい）」の仕組みから迫ります。

1. 受注者提出書類の「量」と「根拠」

私が直近で担当した竣工検査では、キングファイルがずらーっと長机5つ分（1.8m×5＝9m!）、さらに机の下にバックデータ箱1つ分という、凄まじい量でした。工期3年という事情もありましたが（施工体制台帳だけで3冊！）、インフラ工事の書類量は「働き方改革」としてかなり縮減された今でも、膨大といっていいでしょう。

国交省の「工事関係提出書類」に記載されている種類だけでも87種類（着手前29、施工中43、完成時15）。これらはすべて、契約書・仕様書（共通・特記）を「提出根拠」として求められています。

[参考リンク]

国交省：工事関係書類一覧表https://www.mlit.go.jp/tec/sekisan/sekou/pdf/221201H22kouritsuka03miekesi.pdf
国交省：土木工事共通仕様書https://www.cbr.mlit.go.jp/architecture/kensetsugijutsu/doboku_shiyousyo/pdf/r06/shiryo_01.pdf

2. あなたの書類は、役所内でどう回るか？

受注者が提出した書類は、役所内でどのように「決裁」されていくのでしょうか？一般的なフローは以下の通りです。

担当者・係長チェック: まず担当者が内容を確認し、次に係長に回ります。（ここで「細かい内容」や「書き方」の厳しいチェックが入ります）
課長補佐チェック: 次に課長補佐に回ります。ここでは資料の根本的な内容（提出根拠・現設計の位置づけetc）を再確認されることが多いでしょう。
課長（最終決裁）: 最後に決裁権者である課長に回り、ハンコをもらいます。

急ぎの案件では、担当者が各決済のため書類を持ち歩き、その場で説明してハンコをもらう「持ち回り」が行われることもあります。現在は電子決裁が主流となり、持ち回りのプレッシャーは軽減されましたが、逆に「日付の融通が利かない」という新たな厳しさも生まれています。

3. 「塩漬け」の正体は、あなたが提出した書類の不備にある

ここで、前回のエクササイズの答えです。なぜ、書類は担当者の机で「塩漬け」になるのか？
それは、あなたが提出した書類が、係長や課長補佐のチェックに堪えられない「不備」を含んでいるからです。

担当者が最も苦痛なのは、「上司（係長・補佐）からの差し戻し」です。あなたが不備のある書類を出すと、担当者はこう思います。

「まだ修正しきれていないな。これをこのまま回しても、補佐から質問や指摘されるだろうな（また書き直しだ）」
「でも、受注者に修正指示を出す時間はとてもない...」

この板挟みからくる「感情」と「行動」、「比較（あの代理人はダメだ）」と「時間的制約（現在進行案件優先＝後回し）」こそが、「塩漬け」の正体です。そして、決裁期限ギリギリになって、上司から「あの件どうなった？」と突っつかれ、パニックになった担当者から、あなたへ「明日朝イチで修正してください！」という、いわば「炎上」電話がかかってくるのです。

4. 「不備な文書」を「確実な決裁資料」に変える3つの実務術

では、どうすればよいか？答えはシンプルです。担当者が「これなら係長・補佐を通せる」と自信を持って回せる、「確実な資料」を渡してあげることです。

①「細かい内容」の不備をなくす

提出資料でまず重要なことは、「何の書類か不明」なものです。以下の視点でセルフチェックしましょう。

提出根拠は何か？: ここが最も重要です。「共通仕様書◯条◯項に基づき提出」等に該当しなければ、それは決裁資料として提出する前の段階（相談資料）を意味します。根拠条文を書けない書類はまだ決済段階になく設計変更の提案or検討の段階なのです。
提出の順序は？: 2回目が出ていない（未決裁）のに、4回目を出していませんか？決裁は積み上げです。前が完了していない資料はまわすことができません。
目的は何か？: その書類の内容は、「協議」なのか、「報告」なのか、それとも「承諾願」なのか？目的によって立ち位置が変化し資料の内容説明も異なってきます。
前提は何か？: 設計値（基準）が入っておらず、測定値（結果）だけ並べていませんか？「何と比較してＯＫなのか」が分からない資料は、ただの数字の羅列です。

②「書き方」の不備をなくす（目的と資料の体裁）

読み手（決裁者）にストレスを与えない文書を作成しましょう。以下の項目が守られていない書類は、内容以前に「見る気を失わせる」原因となります。

用語の定義: 「確認、報告、請求、通知、申出、質問、回答、協議、提出、提示、打合せ、了解、受理、承諾」。前述の通りこれらをハッキリ意識することで書類での立ち位置が変化し、内容説明も大きく異なります。何のために出す書類なのか、目的をハッキリさせて資料を作成しましょう（※「土木設計業務等共通仕様書（案）」P1-2にわかりやすく記載されていますのでご参照ください）
時系列の明示: 経緯によっても立ち位置が変化し、内容説明も大きく異なります。「契約（当初）→変更発生→対応案→再協議」という、時間の流れを明確にします。
【重要】強調色のルール: 「赤」色は「変更箇所」のみに使用します。強調するために「赤」色を使ってはいけません。また、他の色も極力使わないようにします（黒・赤の2色が標準）。
大枠から詳細へ: 「提出根拠 → 表紙 → 位置図 → 全体数量 → 個別詳細」の順を意識して構成します。いきなり詳細図から見せられても決裁者は理解できません。
5W1Hの明示: 誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どうしたのか。これを明瞭にします。
体裁の統一: タイトル・見出しや文書番号、これに連動する字体（ゴシックと明朝）を使い分けます。発注者の公式文書を参考にするとよいでしょう。
ナンバリング（ページ管理）: 宛名、タイトル、日付、場所などは当然として、最も重要なのがページ番号です（資料本体のページ下中央に記載）と、添付資料のナンバリング（ページ右肩に資料No.と囲い書き）を明確に区別しましょう。打ち合わせや会議で絶大な効果を発揮します（発注者側の慣れた文書スタイルと議題手順の明確化）。
ナンバリング（各章）: ナンバリングは各章ごとにもありますね。1、（1）、①、ⅰ)、・が基本スタイルです。足りない場合は、これにⅠ章として大きく、括ったり、1.1、1)、ｱ.を追加したりといった方法があります。(出展：理科系の作文技術木下是雄著中公新書)

内容不備な書類で困る状態をBlogの本文の解決を行うことで解決する様子を6コマの漫画で表現した

③どのように提出するか？

上記の「現契約・現設計」と「確認、報告、請求、通知、申出、質問、回答、協議、提出、提示、打合せ、了解、受理、承諾」を意識すれば、自ずと見えてきます。
現契約に関することであれば、受注者提出書類に則ってだせばよいだけです。それ以外のことは、まず、「確認請求」です。

「契約や設計と現場が違うんですが、まずは確認してもらえますか？」ということです。当然、内容がどう転ぶか分かるはずもないので、まずは速報としての打ち合わせ（公式ではなく担当者レベルでの）資料として、作るのです。
もちろん、「現契約（設計）は◯◯、それをこうしようと思って◯◯していくと、◯◯です」をキチンと大枠→詳細、時系列、黒と赤、で表現するのです。